Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung der Software-Plattform „Better Social" (nachfolgend „Plattform"). Sie gilt für den eingeloggten Bereich (Admin- und Kundenportal) sowie für die öffentlich erreichbaren Seiten der Plattform.

1. Verantwortlicher

2. Allgemeines und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung der Plattform erforderlich ist. Rechtsgrundlagen sind je nach Zweck:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Erfüllung des Nutzungsvertrags (Konto, Bereitstellung der Plattform-Funktionen).
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse (sicherer und stabiler Betrieb, Missbrauchs- und Angriffsabwehr).
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung, soweit gesondert erteilt.
• Art. 28 DSGVO – für Inhalte, die Kund:innen hochladen, handeln wir als Auftragsverarbeiter (siehe Ziffer 6).

3. Hosting und Server-Logfiles

Die Plattform wird auf Servern der Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland) innerhalb der EU betrieben. Beim Aufruf protokolliert der Server automatisch technische Daten (u. a. IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, aufgerufene Ressource, Browser/Betriebssystem). Diese Daten dienen ausschließlich dem technischen Betrieb und der Sicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und werden in der Regel nach 7 Tagen gelöscht, sofern sie nicht zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls länger benötigt werden.

4. Konto und Nutzung der Plattform

Für die Nutzung legen wir je Nutzer:in ein Konto an (u. a. Name, E-Mail-Adresse, Rolle, zugeordneter Kunde/Workspace, Anmeldedaten). Diese Daten verarbeiten wir zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Zur Sicherheit protokollieren wir bestimmte Aktivitäten im Konto (Audit-Log) auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5. Cookies und Sitzung

Die Plattform setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies bzw. Speichertechniken ein, insbesondere ein Sitzungs-Cookie zur Anmeldung sowie Schutzmechanismen gegen Cross-Site-Request-Forgery. Diese sind nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG einwilligungsfrei, da sie für den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst unbedingt erforderlich sind. Ein Einwilligungs-Banner ist hierfür nicht erforderlich. Funktionale Einstellungen (z. B. Hell/Dunkel-Modus) werden lokal in Ihrem Browser gespeichert.

6. Von Kund:innen hochgeladene Inhalte (Fotos, Videos, Transkripte)

Kund:innen laden im Rahmen ihres Auftrags Medien hoch, auf denen Personen erkennbar sein können. Für diese Inhalte ist der jeweilige Kunde (das auftraggebende Unternehmen) Verantwortlicher im Sinne der DSGVO; er stellt sicher, dass die erforderlichen Rechte und Einwilligungen der abgebildeten Personen vorliegen. Wir verarbeiten diese Inhalte weisungsgebunden im Auftrag des Kunden (Auftragsverarbeitung, Art. 28 DSGVO) ausschließlich zur Erbringung der vereinbarten Leistungen (Speicherung, Aufbereitung, Caption-Erstellung, Veröffentlichung auf Wunsch). Eine Nutzung für eigene Zwecke – insbesondere zum Training von KI-Modellen – findet nicht statt.

7. KI-gestützte Funktionen (Caption-Erstellung, Transkription)

Für die optionale Erstellung von Texten/Captions und für Transkriptionen nutzen wir Sprachmodell-Dienste der Anbieter Anthropic (Anthropic PBC, USA) und/oder OpenAI (OpenAI, L.L.C., USA) über deren Programmierschnittstellen (API). Dabei werden die für die jeweilige Funktion erforderlichen Inhalte (z. B. Bild-/Videovorschau, Titel, Transkript) an den Anbieter übermittelt. Die Anbieter verwenden API-Eingaben nach ihren Zusicherungen nicht zum Training ihrer Modelle. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO bzw. – im Auftragsverhältnis – Art. 28 DSGVO. Zur Datenübermittlung in die USA siehe Ziffer 11. KI-generierte oder KI-bearbeitete Inhalte werden als solche gekennzeichnet.

8. Veröffentlichung auf Social-Media-Kanälen

Auf ausdrücklichen Wunsch und im Auftrag des Kunden können Inhalte über die Meta Graph API (Meta Platforms Ireland Ltd. / Meta Platforms Inc., USA) auf den vom Kunden verbundenen Kanälen (z. B. Instagram) veröffentlicht werden. Für die Verarbeitung der Daten auf den Plattformen der jeweiligen Anbieter sind diese eigenständig (mit-)verantwortlich; es gelten ergänzend deren Datenschutzbestimmungen.

9. E-Mail-Versand

Zum Versand von System- und Benachrichtigungs-E-Mails (z. B. Einladungen, Freigabe-Hinweise, Drehpläne) setzen wir Resend (Resend, Inc., USA) und/oder einen SMTP-Dienst der STRATO AG (Deutschland) ein. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO.

10. Eingesetzte Auftragsverarbeiter und Empfänger

• Hetzner Online GmbH (Deutschland) – Hosting/Infrastruktur.
• Anthropic PBC (USA) – KI-Sprachmodelle (optional).
• OpenAI, L.L.C. (USA) – KI-Sprachmodelle (optional).
• Meta Platforms (Irland/USA) – Veröffentlichung auf Wunsch.
• Resend, Inc. (USA) – E-Mail-Versand.
• STRATO AG (Deutschland) – E-Mail-Versand (SMTP).

Eine Weitergabe an weitere Dritte erfolgt nur, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben oder zur Vertragserfüllung erforderlich ist.

11. Datenübermittlung in Drittländer (USA)

Einige der unter Ziffer 10 genannten Anbieter verarbeiten Daten in den USA. Die Übermittlung erfolgt – je nach Anbieter – auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses (EU-US Data Privacy Framework, soweit der Anbieter zertifiziert ist) oder auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO nebst ergänzender Schutzmaßnahmen. Eine Kopie der Garantien stellen wir auf Anfrage bereit.

12. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Konto- und Inhaltsdaten werden nach Beendigung des Vertrags bzw. auf Weisung des verantwortlichen Kunden gelöscht; gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z. B. für Rechnungen) bleiben unberührt.

13. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie ein Widerspruchsrecht gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO). Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Bitte beachten Sie: Bei Inhalten, die ein Kunde als Verantwortlicher hochgeladen hat, richten Sie Ihre Anfrage an den jeweiligen Kunden; wir unterstützen ihn als Auftragsverarbeiter.

14. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für den Verantwortlichen zuständig ist:

15. Datensicherheit

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt über TLS (HTTPS). Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO (u. a. Mandanten-Trennung, Verschlüsselung sensibler Zugangsdaten, Zugriffskontrollen, Backups), um Ihre Daten zu schützen.

16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Rechtslage oder der Funktionsumfang der Plattform ändert. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.